Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài

Cập nhật:

Căn cứ pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu

Theo quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ – CP quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Thông tư Số: 01/2012/TT-BNG, hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CPngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Yêu cầu đề nghị hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu

Khái niệm chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

 

“Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

 

 “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

 

Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu để sử dụng tại Việt Nam

Hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp, kinh nghiệm làm việc dành cho người nước ngoài

Yêu cầu đề nghị hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu.

- Là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.

- Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận.

- Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

Người nước ngoài trước khi nhập cảnh Việt Nam có thể thực hiện quá trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tại Cơ quan ngoại giao của Việt Nam tại nước sở tại thông qua 02 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao

a) Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

- 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

- Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

- 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;

- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

- 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Bộ Ngoại giao.

Ảnh: Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu, kinh nghiệm nước ngoài tại Bộ Ngoại Giao

b) Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.

c)  Bộ Ngoại giao thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao.

d) Thời hạn giải quyết: 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ

Bước 2: Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

a) Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

-  01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

-  Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

- 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;

-  01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

- 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Cơ quan đại diện.

b) Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.

c) Cơ quan đại diện thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện.

d) Thời hạn giải quyết: 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ

Ảnh: Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu, kinh nghiệm làm việc tại Cục Lãnh Sự

e) Trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực. Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

Trường hợp: Người nước ngoài đang sinh sống và làm việc tại Việt Nam cũng có thể hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu, giấy tờ nước ngoài mà không cần phải về nước, thông qua cơ quan Ngoại Giao tại Việt Nam và Cục Lãnh sự Việt Nam.

 

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp dành cho công dân Việt Nam

 

Chứng nhận lãnh sự giấy tờ bằng cấp dành cho du học sinh, công dân Việt Nam sử dụng tại nước ngoài

 

- Là thủ tục xác nhận giấy tờ, tài liệu của Việt Nam, do phía Việt Nam cấp có đủ giá trị pháp lý để được công nhận và sử dụng tại nước ngoài.

 

- Một số giấy tờ cần hợp pháp hóa dành cho du học sinh Việt Nam như: Hợp pháp hóa lãnh sự học bạ cấp 3, bảng điểm và chứng thực bằng cấp

 

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu cho công dân Việt Nam

 

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu cho công dân Việt Nam để sử dụng tại Hàn Quốc gồm 02 bước cơ bản dưới đây (sử dụng các nước khác tương tự):

 

Bước 1Xin xác nhận bằng tem và dấu hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan Ngoại giao Việt Nam

 

- Tại Hà Nội: sẽ xin xác nhận tại Cục Lãnh sự Hà Nội

 

- Tại Hồ Chí Minh: sẽ xin xác nhận tại Sở Ngoại Vụ HCM

 

Mục đích: Để xác nhận các giấy tờ, tài liệu hợp pháp, do đúng cơ quan, tổ chức Việt Nam cấp, xác nhận bằng tem và dấu.

 

Hồ sơ gồm:

 

- Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu (có thể khai online và in ra tại website: lanhsuvietnam.gov.vn)

 

- Giấy tờ gốc

 

- Bản dịch sang tiếng Anh (photo công chứng)

 

- Thẻ căn cước/Chứng minh thư nhân dân (photo )

 

Lưu ý: Trường hợp giấy tờ, tài liệu của bạn cần kiểm tra tính xác thực thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu bạn xuất trình bổ sung bản gốc và 01 bản sao.

 

Bước 2: Xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Lãnh sự quán Hàn Quốc tại Việt Nam

 

Việc hợp pháp hóa lãnh sự tại Lãnh sự quán Hàn Quốc tại Việt Nam với mục đích đối chiếu và xác nhận tem và con dấu trên giấy tờ, tài liệu (tại Bước 1) là đúng.

 

- Tại Hà Nội: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Phòng Lãnh Sự Hà Nội

 

- Tại HCM: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Tổng Lãnh Sự Quán Hàn Quốc tại HCM

 

Hồ sơ gồm:

 

- Bản dịch đã được xác nhận tại Bước 1

 

- Thẻ căn cước/CMND: Trường hợp người nộp hộ phải có quan hệ thân nhân và giấy tờ chứng minh (photo)

 

- Bản gốc giấy tờ cần hợp pháp hóa và giấy tờ tùy thân

 

Lưu ý: Đối với bằng tốt nghiệp cấp 3, bằng đại học, trung cấp, bảng điểm: Cần cung cấp thêm thông tin số điện thoại trường, số hiệu bằng, số học bạ, bảng điểm đầy đủ các năm,.. tùy mỗi loại giấy tờ sẽ có yêu cầu nhất định

 

Mọi thắc mắc về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline: 03.861.89.861 để biết thêm thông tin chi tiết